مفهوم التخطيط الإستراتيجي :
ظهر التخطيط الإستراتيجي كتقنية حديثة في المؤسسات و المنظمات ومن ضمنها المكتبات. وأدى هذا النوع من التخطيط إلى تغيير في الكيفية التي تخطط بها المؤسسات وضع الإستراتيجيات الخاصة بها وتنفيذها، وأصبحت الإدارة الإستراتيجية أداة ضرورية وأساسية للمنظمات لكي تنجح وتتطور إذا أرادت التميز و التفوق والإستجابة للتغيرات العالمية الآخذة في التسارع والازدياد. فالتخطيط الإستراتيجي هو تخطيط بعيد المدى يأخذ في الإعتبار المتغيرات الداخلية والخارجية للمؤسسة ويحدد القطاعات المستهدفة وأسلوب المنافسة وهو عملية متجددة يتم تحديثها كل عام أو كل فترة زمنية محددة، وخطة عمل شاملة طويلة الأجل تهدف المؤسسة من خلالها الى تحقيق الأهداف المرسومة لها. ويعتبر التخطيط الإستراتيجي أساس عمل أي مؤسسة فمن دون إطار عمل إستراتيجي ليس من المضمون أن تدري أين تسير الأمور في مؤسستك.فهي عملية تقوم بها المنظمات لتحديد إستراتيجيتها، أو إتجاهها، وأتخاذ القرارات بشأن تخصيص مواردها لتحقيق هذه الإستراتيجية، بما في ذلك رؤوس الأموال والأشخاص وللإجابة على الأسئلة التالية "ماذا نفعل؟" و"لمن نفعل ذلك؟" و "كيف يمكننا التفوق؟".
تعريف التخطيط الاستراتيجي :
التخطيط الإستراتيجي عبارة عن أداة للتخطيط بعيد المدى يأخذ بالإعتبار المتغيرات الداخلية والخارجية، تحدد الرواد والشرائح المستهدفة في التخطيط وأسلوب المنافسة والتميز. وهي عملية تهدف لدعم القادة كي يكونوا على وعي بأهدافهم ووسائلهم. و هو أداة إدارية تستخدم لمساعدة المؤسسة في أداء عمل أفضل ومنافسة متميزة. ويمكن للتخطيط الإستراتيجي أن يساعد المؤسسة على تركيز نظرتها وأولوياتها في الإستجابة للتغيرات الحادثة في البيئة من حولها لضمان قيام لموظفين في المؤسسة للعمل على تحقيق نفس الأهداف خلال خطة زمنية محددة.
التخطيط الإستراتيجى فى مكتبة كلية تجارة بنها :
التخطيط الإستراتيجى فى مكتبة كلية تجارة بنها هو عبارة عن دراسة لواقع المكتبة خلال الفترة الزمنية 2018/2019، وتخطيط للرؤية المستقبلية بما يتوافق ورسالة المكتبة وأهدافها المرسومة في عصر تشهد فيه المكتبات تدفقا هائلاً للمعلومات فى ظل ثورة الإتصالات والمعلومات من خلال التقدم الالكتروني الهائل وثورة الإنترنت، الذى يتطلب تطبيق مفاهيم التخطيط الإستراتيجى سواءً لما هو قائم بالفعل في هذه المكتبات أو ما هو مأمول فى الوصول إليه بما يتلاءم وخطة الجامعة الإستراتيجية.تهدف هذه الخطة الى مساعدة المكتبة على إتخاذ القرارات الفعالة التي تساعد على تحقيق رسالتها وتطوير خدماتها وخبرات موظفيها لمواكبة التطورات والتغيرات المرتقبة مستقبلاً وصولاً إلى خلق مؤسسة علمية بحثية تملك القدرة على التغير النوعي في الخدمات التي تقدمها ومواكبة التطورات والمتغيرات التكنولوجية المستقبلية بهدف إتاحة خدمات متميزة وجديدة للمستخدمين خاصة بعد توسع المكتبة وبناء مكتبة الحرم الجديد .
تساعد المكتبة على إعادة النظر بهيكلتها وخدماتها لمواكبة التطورات في السنوات المقبلة، وصولاً إلى خلق مؤسسة علمية، ثقافية، تربوية، إجتماعية تمتلك من القدرات ما يساعدها على التغير النوعي في خدماتها الجديدة ومواكبة التطوروإستشراف المستقبل.وأشار إلى أن الخطة تتطلب عددا من التغيرات الجذرية في الرؤية والرسالة والأهداف الإستراتيجية الخاصة بالمكتبة مع الأخذ بعين الإعتبار التغيرات الجذرية في الهيكل التنظيمي وخدمات المكتبة وضخ دماء جديدة وتخصصات محددة ومؤهلات مناسبة، وتدريب وتأهيل مهني مناسب لموظفي المكتبة والإستمرار بتقديم خدمات مرنة تستجيب لحاجات المستفيدين وتمكن المكتبة من تقديم الخدمات المعلوماتية المتطورة ، ومواكبة التغيرات والمتطلبات المتوقعة وتتضمن إتاحة خدمات جديدة للمستخدمين.
أهمية التخطيط الإستراتيجي في المكتبات :
قبيل عملية التخطيط لوضع تصور مسبق من أجل البناء عليه أثناء وضع الخطة، سواء الأسئلة المتعلقة بالموارد البشرية في المكتبة أو الإمكانات والتمويل والخدمات والمستفيدين من الخدمات المكتبية. وللتعرف على هذه الأسئلة للتحقق من الإحتياجات المستقبلية لا بد لنا من الإجابة على ما يلي:
- الموارد البشرية :
- ماهي المهارات التي يجيدها العاملون وهل هناك حاجة مطلوبة لتطوير مهاراتهم مستقبلاً ؟
- ما عدد العاملين في المكتبة ؟
- هل ستتغير الإحتياجات المستقبلية ؟
- الإمكانات :
- هل تتوفر البنية التحتية من مبان وأثاث وتجهيزات وتكنولوجيا ؟
- كيف نقارن مكتبتنا بالآخرين ؟
- هل ستتغير الاحتياجات مستقبلاً ؟
- التمويل والميزانية :
- هل تتوفر لدينا الميزانيات اللازمة للتطوير؟
- ما هي التغيرات المالية التي يمكن توقعها في المستقبل ؟
- ماذا سنحتاج للمستقبل ؟
- الخدمات :
- ماهي الأقسام والخدمات التي يزداد عليها العبء ؟
- ما هو مدى المنافسة والتميز؟
- هل هناك مجال للتعاون؟
- المستفيدون :
- من هم المستفيدون الحاليون ؟
- من هم المستفيدون المحتملون ؟
- هل تلبى إحتياجاتهم ؟
- هل ستتغير هذه الإحتياجات مستقبلاً ؟
الرؤية :
تعرف الرؤية بأنها الصورة المتوقعة لمسيرة المكتبة وتحدياتها المستقبلية، وهي وصف لطموحات المكتبة التي ترغب في الوصول إليها، وهي عبارة عن البوصلة التي توجه وتلهم وتستشرف مستقبل المكتبة وتطورها وتمثل طموحها وأمالها وتعبر عن أهداف يمكن تحقيقها وذلك بتعزيز دورها كشريك أساسي في البحث العلمي والتعليم ليتساوق ذلك مع رؤية الجامعة الهادفة الى توجيه التعليم الجامعي ليكون تعليماً نوعياً مميزا يعمل على تعزيز دورها كجامعة ذات إنجازات بحثية مميزة على المستوى العالمي، حيث ستشجع الباحثين على تقديم أبحاث والقيام بدراسات لا تخدم المجتمع المحلي فحسب بل وتساهم في تقديم بحث علمي مميز وذلك نتيجة توفير المعلومة الصحيحة والمواد القرائية المناسبة ويتمثل ذلك بالتخطيط السليم للمكتبة وبناء مقتنياتها ومجموعاتها القرائية. ويتمثل الهدف الأساسي لمكتبة كلية التجارة دعم رواد المكتبة (طلبة وأساتذة وإداريين)، بالإضافة إلى الباحثين والقراء الآخرين المتميزين داخل الجامعة أو خارجها ، وذلك بتوفير المجموعات القرائية، والمصادر الإلكترونية والخدمات المتنوعة، ، والعاملين المهنيين وبيئة البحث المناسبة التي تقود للرقي والإبداع العلمي وتبادل المعرفة، وإظهارها كمركز للبحث العلمي والتميز، وتعديل هذه الأهداف حسب المتغيرات المستقبلية، والمعايير الدولية المتعلقة بخدمات المكتبيات و مبدأ الجودة الشاملة.
رسالة المكتبة :
تسعى مكتبة كلية التجارة إلى التميز دائماً وإلى تطوير أطار العمل والمهام ومواكبة التغيرات والمتطلبات المتوقعة مستقبلاً وذلك بتوفير الكوادر البشرية المؤهلة لتقديم الخدمات المتميزة وبناء المجموعات القرائية والمعرفية والمقتنيات التي تلتقي والأهداف التي رسمت لها وتعزيز قدرة المكتبة على المنافسة مع مثيلاتها من مكتبات جامعية بحثية ، وتعمل الى تقديم ما هو جديد دائما سواءً بتحديث مقتنياتها القرائية والمعرفية وإدخال الخدمات الالكترونية الحديثة والمساهمة الفاعلة في دعم البحث العلمي والمنهاج لتلبية حاجات المستفيدين من .خدماتها حسب الأهداف التي رسمت لها
غايات الخطة الإستراتيجية :
- رفع كفاءة الأداء المهني والإداري في مكتبة الكلية بهدف تحسين نوعية الخدمات التي تقدمها بما يساعد المكتبة على تحقيق رسالتها وذلك بالعمل على توفير القوي البشرية المؤهلة.
- مجارات التغيرات التكنولوجية وتطوير برنامج تشغيل المكتبة الالكتروني والرقمنة والأجهزة والتعرف على المتغيرات التقنية وتطبيقها.
- تدريب وتعليم مستخدمي المكتبة على إستخدام المواد القرائية الإلكترونية منها أو التقليدية وكيفية الوصول اليها.
- معالجة القدرة الإستيعابية للزيادة السنوية لنمو المجموعات القرائية وتوفير الحيز والمساحات اللازمة لإستيعاب هذه الزيادة.
- تفعيل دور اللجان في المكتبة وتعزيزفرضية العمل كفريق واحد لضبط الجودة.
الغاية الأولى :
رفع كفاءة الأداء المهني والإداري في المكتبة.
الهدف الأول :
تحسين نوعية الخدمات التي تقدمها المكتبة بما يساعد على تحقيق رسالتها وذلك بالعمل على توفير القوي البشرية المؤهلة.
الإستراتيجيات :
- ًتوظيف موظفين مكتبيين مؤهلين مهنيا .
- إشراك الموظفين في الدورات وورش العمل التي توفرها المؤسسات.
- تشجيع الجامعة على إرسال الموظفين إلى دورات وبعثات تأهيلية وتوفير الدعم اللازم.
- توفير الحوافز والجوائز التقديرية لموظفي المكتبة المتميزين والمخلصين.
الهدف الثاني :
تقييم أداء الموظفين أثناء العمل لضمان جودة العمل.
الإستراتيجيات :
- إنشاء قسم للتدقيق على جودة العمل والخدمات الفنية.
- تخصيص موظف لمتابعة مالية المكتبة والرقابة عليها.
المعيار :
- توظيف (5) موظفين في المكتبة من المتخصصين في المكتبات وعلم المعلومات وتكنولوجيا المعلومات.
- إنجاز مخطط كادرلإعتماده يتناسب مع المكتبة وتوسعاتها.
الغاية الثانية :
مجارات التغيرات التكنولوجية والتقنيات الجديدة والارتقاء بمنظومة المحتوى العلمي.
الهدف الأول :
- تطوير برنامج تشغيل المكتبة الالكتروني بما يتناسب والمعايير الدولية المتبعة في المكتبات المشابهة.
- استكمال ميكنة مكتبة الكلية.
الإستراتيجيات :
- تطوير نظام المكتبة الالكتروني بتزويد المكتبة بعدد (10) نقاط إنترنت جديدة للبحث على الفهرس الألي.
- القيام بمراجعة التسجيلات على النظام الألي ، وإعتماد هذه التسجيلات.
- إجراء عمليات الاستعارة إلكترونيا بشكل كامل.
- وميكنة جميع العمليات في المكتبة من جرد إلكتروني وتسجيل المترددين إلكترونيا.
المعيار :
تدريب كافة العاملين على إستخدام نظام إتحاد المكتبات الجامعية كمعيار لتطبيق جودة برنامج المكتبة وتطويره.
الهدف الثاني :
توفير المحتوى الرقمي وخدمات وتعزيز تطلعات إستخدام المستفيدين لإستخدام التكنولوجيا والمواد الإلكترونية الرقمية في المكتبات. وإستخدام قواعد البيانات المختلفة من خلال الإشتراك في بنك المعرفة.
الإستراتيجيات :
- تطوير برنامج كشاف إلكتروني للدوريات الموجودة في المكتبة.
- زيادة الإشتراكات الإلكترونية في قواعد المعلومات الإلكترونية الدوريات الإلكتروني، والكتب الالكترونية من خلال تسجيل المستفيدين في بنك المعرفة.
- رقمنة الكتب والمخطوطات القديمة وإتاحتها للباحثين والمستفيدين للتحقيق. وزيادة قدرة المكتبات على إنشاء وإمتلاك وإدارة المحتوي الرقمي في مجموعة متنوعة من الأشكال على نحو متزايد من خلال بنك المعرفة.
المعيار :
- تسريع ، وزيادة فرص الوصول إلى المحتوى العلمي الرقمي في جميع الأشكال ، بما في ذلك أشكال جديدة مثل مجموعات البيانات البحثية والوسائط المتعددة.
- وتنظيم ورش عمل لتدريب المستفيدين على استخدام بنك المعرفة.
الهدف الثالث :
تطوير وتجديد الأجهزة والحواسيب الموجودة في المكتبة للتفاعل مع إحتياجات الطلبة و توجهاتهم.
الإستراتيجيات :
- إستبدال أجهزة الحاسوب القديمة الموجودة في المكتبة الرئيسية والمكتبات الفرعية.
- زيادة عدد الحواسيب نظراً للتوسع الالكتروني في الخدمات الإلكترونية في المكتبة لتصل إلى 20 جهاز كمبيوتر.
- توفير أجهزة الرقابة وضمان فعاليتها كي لا تتسرب الكتب لخارج المكتبات.
- زيادة العديد من شاشات الكاميرات في القاعات وعلى المداخل الجانبية في المكتبات.
المعيار :
زيادة عدد أجهزة الحاسوب في المكتبات وإستبدال القديم منها في المكتبة الرئيسية وتوفير أجهزة رقابة.
الغاية الثالثة :
تدريب وتعليم مستخدمي المكتبة على إستخدام المواد القرائية الإلكترونية منها أو التقليدية وكيفية الوصول اليها.
الهدف الأول :
زيادة إستخدام المكتبة والمواد القرائية المختلفة فيها.
الإستراتيجيات :
- تكثيف تدريب المستفيدين من الخدمات المكتبية الإلكترونية منها والتقليدية.
- تكليف الأساتذة بضرورة تشجيع الطلبة على الأستخدام الفاعل للمكتبة.
- نشر ثقافة البحث العلمي والتعلم الذاتي باستخدام المكتبة.
- اعمام مساق تدريس بإستخدام المكتبة في الكليات.
المعيار :
- إستخدام نظام الإحصائيات لمعرفة.
- عدد المتدربين من الرواد وكلياتهم واقسامهم.
- عدد ورش العمل الخاصة بالتدريب على استخدام المواد القرائية الالكترونية.
الهدف الثاني :
التواصل مع الأساتذة وإطلاعهم على جديد المعلومات ومتغيراتها وكيفية إستخدامها.
الإستراتيجيات :
- عقد ورشات عمل للتعريف بالمتغيرات التكنولوجية ومصادر المعلومات الإلكترونية المختلفة.
- تدريب الأساتذة على إستخدام طرق البحث البوليني في قواعد المعلومات المختلفة التي تشترك بها المكتبة.
- دعوة خبراء من الشركات المزودة بتكنولوجيا المعلومات لعرض منتجاتهم.
المعيار :
- عدد ورش العمل الخاصة بالتدريب.
- أعداد المشاركين في التدريب.
الهدف الثالث :
النهوض بالبحث العلمي في جميع الحقول والتخصصات المتوفرة في الجامعة بغرض إثراء المكتبة بمصادرمعلومات المعرفة المختلفة.
الإستراتيجيات :
- تقديم أفضل دعم ممكن للبحث من خلال تطويرإستراتيجيات جديدة للعمل مع مستخدمي المكتبة.
- تعزيز دورالمكتبة كشريك أساسي في مجال البحوث والتعليم والإتصالات بين العلماء، تعمل على تشجيع التفكير والإستكشاف والتفاعل الفكري الأكاديمي.
- توفير البيئة المناسبة للباحثين في المكتبة.
- توفير الأدوات والمقتنيات اللازمة التي تساعد الباحثين في المكتبة من مصادر التعليم المختلفة الرقمية منها والتقليدية.
- إصدار الكشافات المختلفة لمساعدة الباحثين سرعة الوصول الى أوراق عمل وأبحاث
المعيار :
- كمية ونوعية المواد القرائية اللازمة للبحث.
- عدد البرامج التعليمية والتخصصات.
الغاية الرابعة :
معالجة القدرة الإستيعابية للزيادة السنوية لنمو المجموعات القرائية وتوفير الحيز والمساحات اللازمة لإستيعاب هذه الزيادة.
الهدف الأول :
توفيرالحيز اللازم للتوسع في بناءالمجموعات القرائية المختلفة.
الإستراتيجيات :
- الحاجة إلى توسعة الرفوف وشراء رفوف جديدة لإستيعاب الزيادة المتوقعة للكتب والتي ستصل إلى 25% خلال الفترة القادمة لهذه الخطة.
المعيار :
- تطبيق معايير الحيز والمقتنيات في المكتبات الأكاديمية.
الهدف الثاني :
توفير المساحات اللازمة للتوسع في زيادة أعداد القراء.
الإستراتيجيات :
- زيادة عدد المقاعد.
- معالجة القدرة الإستيعابية للزيادة السنوية لنمو المجموعات القرائية وتوفير الحيز والمساحات اللازمة لإستيعاب هذه الزيادة.
- توفير أماكن للقراءات الحره في المكتبات وزيادة عدد المقاعد داخل المكتبات
المعيار :
تطبيق معايير الحيز والمساحة في المكتبات الأكاديمية.
الغاية الخامسة :
تفعيل دور اللجان في المكتبة وتعزيزفرضية العمل كفريق واحد لضبط الجودة.
الهدف الأول :
تعزيز العمل الجماعي التعاوني وتنمية مهارات القيادة والعمل الجماعي للعاملين في المكتبة.
الإستراتيجيات :
- تسهيل عملية الإتصال والتواصل بين المستويات الوظيفية.
- إشراك جميع موظفي المكتبة في المساعدة على إتخاذ القرارت.
- إنشاء لجنة تطوير المكتبة.
الهدف الثاني :
تعزيز العمل المهني الهادف لمعالجة القضايا التي تطرأ في العمل وتطويره.
الإستراتيجيات :
- إنشاء لجنة فنية مهنية لمعالجة القضايا الفنية التي تطرأ أثناء العمل.
- إنشاء لجنة بناء المواد القرائية المختلفة لمواكبة تطويروتوفير المجموعات القرائية المتميزة والتي تخدم برامج الجامعة والبحث العلمي فيها.
- إنشاء لجنة الجرد والأستبعاد لتوفير الحيزوالمساحات اللازم لبناء المواد القرائية الجديدة على الرفوف.
المعيار :
- عدد اللجان في المكتبة.
الغاية السادسة :
وجود ميزانية تغطي كافة انشطة المكتبة.
الهدف الأول :
زيادة الميزانية التى تتوفر للمكتبة من مصادر اخري غير المبالغ المخصصة من الموازنه العامة للدولة.
الإستراتيجيات :
إنشاء لجان لتحديد مدى الإستفادة من الخدمات المكتبية من تصوير وطباعة وتخصيص هذه الأموال لميزانية المكتبة.
التواصل مع مجلس إدارة مجلة الكلية للمساهمة في ميزانية المكتبة.
المعيار :
عمل لجان ومخاطبة رئيس مجلس إدارة مجلة الكلية لتوفير مصادر مالية لميزانية المكتبة.